Privacyverklaring

Privacyverklaring VVS

De Vereniging Voor Sterrenkunde vzw (hierna de VVS genoemd) leeft de GDPR na, de Europese Verordening 2016/679 rond de bescherming van persoonsgegevens. Wat dat voor u betekent, leest u hieronder.

In deze privacyverklaring leggen we uit hoe de VVS de persoonsgegevens van u en/of uw kind verwerkt. Indien u verdere vragen heeft omtrent deze privacyverklaring, gelieve contact op te nemen per email via gdpr@vvs.be of telefonisch op 0471 66 06 91.

Samenvatting

Lidmaatschap

De VVS bewaart uw gegevens bij het afsluiten van een lidmaatschap. Deze gegevens worden opgeslagen in een beveiligde databank. We gebruiken uw adresgegevens om u op de hoogte te houden van onze activiteiten, het versturen van tijdschriften en andere publicaties, en elektronische nieuwsbrieven. Op basis van deze databank kunnen Excel-lijsten getrokken worden om de plaatselijke afdelingen en thematische werkgroepen toe te laten hun werking te organiseren.

Niet-leden

Neemt u als niet-lid deel aan onze activiteiten of vraagt u informatie aan, dan nemen we uw gegevens op in een beveiligde lijst. Wanneer u gedurende tien jaar op geen enkele manier meer in interactie treedt met de VVS, dan worden uw gegevens gewist. Bent u geïnteresseerd in onze werking en gaf u uitdrukkelijk uw toestemming om op de hoogte gehouden te worden? Ook dan bewaren we uw gegevens in een apart, beveiligd bestand. U kan altijd laten weten die communicatie niet meer te willen ontvangen.

Uitgebreide privacyverklaring

Waarom verwerken we uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we ze verkregen hebben. Deze doeleinden zijn:

• Het beheer en de hernieuwing van lidmaatschappen.
• Het verzenden van het ledenblad en andere verenigingsbladen.
• Het verzenden van e-nieuwsbrieven over onze werking.
• Het verzenden van aankondigingen van activiteiten.
• De toekenning van ledenvoordelen bij onze commerciële partners.
• Het beheer van uw online profiel door u zelf, zodat u vlot kan inschrijven op activiteiten en kan genieten van ledenvoordelen.
• Het beheer en de opvolging van de bestuursmandaten, de werkgroepleiders en de verantwoordelijken van de afdelingen.
• Het organiseren en evalueren van diverse activiteiten.
• Statistisch onderzoek om onze werking te evalueren en te verbeteren.
• De boekhouding en het beheer van klanten en leveranciers.
• Het bekomen van subsidies door de overheid.

Rechtvaardigingsgronden

De VVS baseert zich daarbij op volgende gronden:

• Uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld bij lidmaatschap of bij inschrijving voor een activiteit hebben we uw gegevens nodig.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor de boekhouding en voor subsidiereglementen zijn we verplicht om een aantal gegevens bij te houden.
• Een afgewogen gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om u te kunnen informeren over onze werking en u uit te nodigen op onze activiteiten registreren we uw mailadres.

Welke gegevens verwerken we?

We verwerken uw gegevens enkel wanneer dit nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden.

We verzamelen voornamelijk identificatiegegevens, contactgegevens, betaalgegevens en gegevens omtrent deelname aan onze activiteiten.

Indien uw kind meegaat op een activiteit (bijvoorbeeld een kamp) van onze jongerenwerking, worden eventueel bijkomende gegevens gevraagd (bijvoorbeeld ook van medische aard), maar enkel in de mate dat die relevant zijn om deze activiteiten om op een veilige, gezonde en aangename manier te laten doorgaan. Deze gegevens worden binnen een redelijke termijn na afloop van de betreffende activiteit verwijderd.

Hoe u uw persoonsgegevens kunt inzien, verbeteren of verwijderen?

U kan uw gegevens opvragen, indien nodig laten aanpassen of ze laten verwijderen door aanvraag via email: gdpr@vvs.be.

U kan eveneens zelf uitschrijven op mailinglisten waarvoor u bent ingeschreven.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

De toegang tot ons ledenbestand is gebaseerd op rollen. Dit houdt in dat de rechten tot toegang, wijziging en rapportering van gegevens in ons ledenbestand beperkt is tot het bestuur en de medewerkers die de ledenadministratie verzorgen.

Voor de organisatie van activiteiten kan de informatie ook doorgegeven worden aan de begeleiders van de activiteit. Dit gebeurt enkel als dit relevant is in het kader van het optimaal verloop van de activiteiten.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of verlies.

Iedereen die toegang heeft tot de gegevens gaat discreet om met deze informatie.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens de VVS van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een autorisatie- en authentificatiebeleid op al onze systemen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We informeren onze vrijwillige medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Met wie delen we uw gegevens?

De VVS beschouwt uw gegevens als vertrouwelijke informatie en zal op geen enkel moment uw gegevens verkopen of verhuren aan andere organisaties of bedrijven. Wij kunnen uw gegevens wel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Gegevens van leden en deelnemers aan activiteiten worden uitgewisseld met de lokale afdelingen en werkgroepen voor de verzending van nieuwsbrieven en om u te kunnen uitnodigen voor activiteiten.

Verder maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzenden van onze verenigingsbladen naar onze leden en abonnees.
• Het drukken van de lidkaarten van onze leden.
• Het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en mailings.
• Het verzorgen van de internetomgeving (website met persoonlijke inlog voor de leden).

Met een beperkt aantal commerciële partners kan de VVS in het kader van een samenwerkingsovereenkomst persoonsgegevens uitwisselen voor de toekenning van ledenvoordelen aan onze leden.

Het is ook mogelijk dat we foto’s van u of uw kind publiceren op onze website, onze Facebook-pagina en publicaties. Zulke foto’s zijn publiek toegankelijk. Indien u wenst dat we een foto verwijderen, gelieve dit per email te melden via gdpr@vvs.be.

Doorgifte aan het buitenland

Onze IT applicaties en elektronische opslag bevinden deels in zich in een cloud-omgeving. Derhalve kan niet uitgesloten worden dat uw gegevens mogelijks in een land buiten de Europese Unie opgeslagen worden waar andere privacywetten gelden. Hiervoor worden evenwel de gepaste beschermende maatregelen getroffen, zoals vereist door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of anders genoemd de European General Data Protection Regulation (GDPR). Dit gebeurt voornamelijk doordat samengewerkt wordt met partners die GDPR compliant zijn. Mocht zich een situatie voordoen waarbij daarvan moet afgeweken worden, dan zal die via contractuele afspraken verankerd worden.

Aanpassingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen in deze privacyverklaring worden van kracht wanneer we de herziene privacyverklaring op de website publiceren. Deze privacyverklaring is het laatst bijgewerkt op 05/09/2020.